Η αναφορά εξόδων μοιάζει δουλειά πέντε λεπτών και καταλήγει να τρώει ένα βράδυ. Παρακάτω είναι οι ερωτήσεις που επαναλαμβάνονται, από ελεύθερους επαγγελματίες που παρακολουθούν τα δικά τους έξοδα μέχρι εργαζόμενους που υποβάλλουν μηνιαία δαπάνη. Κάθε απάντηση είναι πρακτική, και όπου το Trakeet λύνει το πρόβλημα το λέμε συγκεκριμένα.
Γιατί οι αναφορές εξόδων παίρνουν τόση ώρα;
Ο χρόνος δεν πάει στην ίδια την αναφορά. Πάει στο ψάξιμο αποδείξεων εβδομάδες μετά την αγορά, στην πληκτρολόγηση επωνυμιών και ποσών, στο μάντεμα της κατηγορίας, στον διαχωρισμό του ΦΠΑ από το μεικτό ποσό και στο κυνήγι των δύο αποδείξεων που χάθηκαν. Η αναφορά είναι τα τελευταία πέντε λεπτά. Οι υπόλοιπες δύο ώρες είναι ανάκτηση δεδομένων.
Η λύση είναι να μεταφερθεί η δουλειά στη στιγμή της αγοράς. Κατέγραψε την απόδειξη όσο την κρατάς, άφησε τα πεδία να συμπληρωθούν μόνα τους και άφησε την αναφορά να χτιστεί στο παρασκήνιο.
Τι πρέπει να περιέχει μια αναφορά εξόδων;
- Ημερομηνία αγοράς, όχι ημερομηνία υποβολής.
- Επωνυμία προμηθευτή και, για εταιρικές δαπάνες, ΑΦΜ.
- Συνολικό ποσό, νόμισμα και ανάλυση ΦΠΑ όταν υπάρχει δικαίωμα έκπτωσης.
- Κατηγορία, ώστε τα σύνολα του μήνα να λένε κάτι.
- Σύντομη αιτιολόγηση για εταιρικές δαπάνες.
- Το πρωτότυπο παραστατικό συνημμένο στη γραμμή, όχι αποθηκευμένο κάπου αλλού.
Αν μια γραμμή τα έχει και τα έξι, κανείς δεν θα σου στείλει email για διευκρινίσεις. Το Trakeet κρατά το πρωτότυπο αρχείο συνημμένο σε κάθε έξοδο, ώστε το παραστατικό και τα δεδομένα του να μη χωρίζουν ποτέ.
Αρκεί μια φωτογραφία ή χρειάζομαι το χαρτί;
Στις περισσότερες χώρες της Ευρώπης, και στην Ελλάδα, ένα ευανάγνωστο ψηφιακό αντίγραφο γίνεται δεκτό για λογιστικούς σκοπούς εφόσον είναι πλήρες, αναλλοίωτο και ανακτήσιμο για τον προβλεπόμενο χρόνο διατήρησης. Το θερμικό χαρτί ξεθωριάζει μέσα σε μήνες, οπότε η σάρωση είναι συχνά πιο αξιόπιστη. Πρακτικοί κανόνες: φωτογράφισε ολόκληρο το παραστατικό, κράτα το πρωτότυπο αρχείο και όχι ένα κομμένο screenshot, και κράτα το κάπου από όπου μπορείς να το εξάγεις. Επιβεβαίωσε τον χρόνο διατήρησης με τον λογιστή σου.
Πώς δουλεύει στην πράξη η σάρωση αποδείξεων;
Δύο πολύ διαφορετικά πράγματα λέγονται σάρωση. Το κλασικό OCR διαβάζει pixel και μαντεύει πεδία, γι' αυτό δυσκολεύεται με ξεθωριασμένο θερμικό χαρτί, λοξές φωτογραφίες και ασυνήθιστες διατάξεις. Η σύγχρονη εξαγωγή στέλνει την εικόνα σε μοντέλο όρασης που καταλαβαίνει τη διάταξη και επιστρέφει δομημένα πεδία: προμηθευτή, ημερομηνία, σύνολο, ΦΠΑ, κατηγορία, διεύθυνση.
Υπάρχει και τρίτος, καλύτερος δρόμος. Οι ελληνικές αποδείξεις φέρουν QR code που οδηγεί στην εγγραφή της ΑΑΔΕ, άρα τα στοιχεία διαβάζονται από την επίσημη πηγή αντί να εκτιμώνται από εικόνα. Το Trakeet δοκιμάζει πρώτα το QR, σημειώνει τα πεδία ως επαληθευμένα και περνά σε AI μόνο όταν δεν υπάρχει αξιοποιήσιμο code.
Τι γίνεται με PDF, τιμολόγια από email και φωτογραφίες HEIC;
Όλα μετράνε ως παραστατικά και όλα πρέπει να καταλήγουν στο ίδιο σημείο. Το Trakeet εμφανίζει τα PDF μέσα στην εφαρμογή, μετατρέπει τις HEIC φωτογραφίες σε JPEG στον browser ώστε να μην εμφανίζεται σπασμένη εικόνα, και δέχεται έναν ολόκληρο φάκελο με ανάμεικτα αρχεία σε ένα drag and drop, με παράλληλες μεταφορτώσεις και σαρώσεις.
Πώς αποφεύγω τα διπλότυπα;
Τα διπλότυπα προκύπτουν όταν φωτογραφίζεις δύο φορές την ίδια απόδειξη ή όταν έχεις και χαρτί και τιμολόγιο στο email για την ίδια αγορά. Η σύγκριση μόνο με βάση το ποσό βγάζει λάθος αποτελέσματα, αφού δύο καφέδες την ίδια μέρα μοιάζουν ίδιοι. Το Trakeet συγκρίνει ΑΦΜ, αριθμό παραστατικού και σειριακό ταμειακής, επισημαίνει πιθανά διπλότυπα και σε αφήνει να τα συγχωνεύσεις επιλέγοντας τη σωστή τιμή ανά πεδίο.
Πώς κατηγοριοποιώ χωρίς υπερβολές;
Χρησιμοποίησε το μικρότερο σύνολο κατηγοριών που απαντά σε πραγματική ερώτηση. Αν μια κατηγορία δεν άλλαξε ποτέ μια απόφαση, ένωσέ την με άλλη. Το Trakeet έχει κατάλογο περίπου πενήντα κατηγοριών, το AI επιλέγει μία κατά την εξαγωγή, οι εταιρείες ξεκινούν από προεπιλογές και προσθέτουν δικές τους, και μπορείς πάντα να διορθώσεις την επιλογή.
Μπορεί μια απόδειξη να ανήκει σε πολλές αναφορές;
Πρέπει. Ένα ψώνιο σούπερ μάρκετ μπορεί να ανήκει ταυτόχρονα στον προϋπολογισμό του σπιτιού και στο μηνιαίο σύνολο. Το Trakeet συνδέει αποδείξεις και αναφορές πολλά προς πολλά, κάθε έξοδο έχει παράθυρο με τις αναφορές στις οποίες ανήκει, και μια μαζική ενέργεια προσθέτει πολλές αποδείξεις σε αναφορά με ένα βήμα.
Πρέπει καν να φτιάχνω αναφορά;
Όχι. Ενεργοποίησε τις αυτόματες μηνιαίες αναφορές στις Ρυθμίσεις και το Trakeet ανοίγει την αναφορά του τρέχοντος μήνα και εντάσσει σε αυτήν τα νέα έξοδα καθώς έρχονται, με σύνολα, πλήθος αποδείξεων και δαπάνη ανά κατηγορία στην κορυφή. Η δημιουργία είναι ιδεοδύναμη, οπότε δεν προκύπτουν ποτέ δύο αναφορές για τον ίδιο μήνα.
Τι παίρνει ο λογιστής στο τέλος;
- CSV με μία γραμμή ανά έξοδο και όλα τα μεταδεδομένα της αναφοράς.
- ZIP με τα πρωτότυπα αρχεία των αποδείξεων, σε μέρη όταν μεγαλώνει.
- Ένα manifest.csv μέσα στο ZIP με το όνομα κάθε αρχείου, το SHA-256 checksum και το αντίστοιχο id γραμμής, ώστε το αρχείο να μπορεί να επαληθευτεί αργότερα.
Ένας μήνας σε πέντε λεπτά
Σάρωσε κάθε απόδειξη μόλις την πάρεις, κάτι που παίρνει δευτερόλεπτα. Άφησε τις αυτόματες μηνιαίες αναφορές να τις μαζέψουν. Την πρώτη του μήνα άνοιξε την αναφορά, κοίτα τα σύνολα, διόρθωσε ό,τι χρειάζεται και κάνε εξαγωγή. Αυτή είναι όλη η ροή, είτε παρακολουθείς οικογενειακό προϋπολογισμό είτε υποβάλλεις εταιρική δαπάνη.